La direzione aziendale e il top management sono le prime figure interessate ad effettuare un'analisi dei dati aziendali, con l'obiettivo di avere un quadro complessivo dell'andamento dell'azienda sotto diversi aspetti e/o di verificare in modo più specifico l'andamento della propria area aziendale (commerciale, marketing, produzione, acquisti, logistica, ecc.) in relazione agli obiettivi preposti.
I ruoli aziendali coinvolti, quindi, sono Il Presidente o Amministratore Delegato, che può anche coincidere, nelle aziende di minore dimensione, con il Legale Rappresentante, ma anche i Responsabili di Funzione quali Direttore Commerciale, Direttore Operations, Direttore di Produzione, Direttore Ufficio Acquisti e altri.
Sia nel caso che si tratti della Direzione generale, sia dei responsabili di Funzione, l'esigenza è quella di avere accesso alle informazioni di proprio interesse in modo semplice ed immediato, con l'ausilio di rappresentazioni grafiche e di specifici indicatori di performance (KPI). Nel primo caso i KPI e i dati di interesse saranno di livello molto generale e riassuntivo, con l'obiettivo di avere un quadro complessivo dell'azienda, mentre, nel secondo caso, gli indicatori utilizzati saranno più specifici per la singola area aziendale di riferimento.
Il controller o responsabile del controllo di gestione si inserisce nell’area amministrativa di imprese di qualsiasi dimensione, operando essenzialmente nei processi di contabilità analitica, che consente interpretazioni e valutazioni sull’attività aziendale e di reporting di gestione, relazioni, documenti, rapporti periodici che esaminano e informano sullo stato e sull’andamento economico- finanziario dell’impresa. Per poter operare il controller deve comunque avere continui contatti con tutti i comparti dell’organizzazione quali l'area commerciale, relativamente alla verifica dell’andamento delle vendite e all’analisi delle differenze tra dati effettivi e previsioni, l’area della produzione, per la valutazione periodica dei costi e dei tempi di lavorazione rispetto agli standard prefissati, l’area degli acquisti, per la verifica delle quotazioni di mercato dei beni e servizi comprati dall’impresa, l’area del personale, per quel che riguarda i costi totali relativi ai dipendenti e ai collaboratori, l’area della qualità, per la rilevazione dei parametri ottimali di produzione e la partecipazione alla definizione degli obiettivi della qualità stessa. È da questi comparti che riceve ogni informazione necessaria a misurare e confrontare i costi ripartiti per sezioni.
In particolare, il controller o responsabile del controllo di gestione opera con i seguenti obiettivi:
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ottimizzare le risorse minimizzando il rischio di scostamento tra costi e ricavi di ogni settore dell’impresa. Per ottenere questo scopo deve raccogliere, in una prima fase, i dati numerici relativi ai costi e ai ricavi delle diverse aree aziendali
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elaborare i dati raccolti e produrre le relazioni informative specifiche per ciascuna attività, costantemente aggiornate, inviandole alle diverse aree aziendali e collaborando con i loro responsabili alla definizione delle decisioni da prendere
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valutare l’andamento complessivo della gestione aziendale e, vero obiettivo dell’attività, proporre i necessari correttivi in caso di eventuali disequilibri
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contribuire a definire le risorse economiche a disposizione di ciascun comparto aziendale, le voci di costo, le responsabilità di riferimento, le relative procedure gestionali ed operative
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analizzare i dati a fine periodo, effettuare le verifiche di merito con gli uffici interessati per vedere se hanno raggiunto gli obiettivi fissati, evidenziare le differenze rispetto alle previsioni, individuare le cause di tali scostamenti e proporre gli eventuali correttivi.
(Fonte: Isfol 2010)
Middle Management
Oltre alla Direzione e al Controller aziendale, le Dashboard role-based di FLEX si adattano alle esigenze di persone operanti in diverse aree aziendali e a diversi livelli. In particolare, sono disponibili cruscotti e KPI utili per lo svolgimento dell'attività di supervisione e controllo di diverse figure di Middle Management quali, ad esempio:
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il responsabile di produzione
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il responsabile di reparto
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il responsabile logistico
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il responsabile acquisti
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il responsabile vendite
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il responsabile del magazzino
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il responsabile della manutenzione
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il responsabile della pianificazione della produzione
Ciascun Responsabile di Area può accedere,
in base alla propria funzione e al ruolo aziendale, agli
indicatori di interesse per i processi di sua competenza e, eventualmente, configurare e modificare il proprio cruscotto operativo grazie ai Tool FOR YOU.
